El Project Management Institute lo define como “la disciplina que estudia la correcta aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades que conforman un proyecto para satisfacer las necesidades y expectativas de los involucrados”.
Al realizar un proyecto son necesarias una buena planificación, desarrollo, supervisión y finalización redundando en importantes beneficios económicos, humanos y de imagen para las empresas. Por un lado, se consiguen ahorros monetarios al saber con antelación numerosos aspectos tales como plazos de ejecución y entregas, costes, cambios de planes, etc., que hacen que no se malgaste dinero. Por otro lado, a nivel humano se obtienen mayores satisfacciones con los integrantes del proyecto -al saber cada uno cuál es su tarea- y una mayor facilidad para el diálogo e intercambio de conocimientos y opiniones, lo que se transforma en satisfacción personal.
Esto no significa que puedan surgir imprevistos no contemplados, pero cuanto mejor se realizan las funciones anteriormente citadas, más fáciles serán de resolver y aparecerán en menor cantidad.
Una gerencia de proyecto abarca las siguientes áreas:
1. Integración. Desarrollo del plan de proyecto, ejecución del plan mismo y el control integrado de cambios.
2. Alcance. Iniciación o autorización del proyecto, planeamiento del alcance, desarrollo de una declaración escrita del alcance como base para las decisiones futuras del proyecto, definición del alcance, y verificación y control del mismo.
3. Tiempo del proyecto, que engloba la duración estimada así como el desarrollo de los horarios estipulados y el control del desempeño de la actividad diaria.
4. Coste. Por un lado, planeamiento del recurso, determinando qué recursos (gente, equipo, materiales) y qué cantidades de cada uno de ellos se deben utilizar para realizar las actividades del proyecto. Por otro lado, el costo y control estimados del proyecto.
5. Calidad. Planificación de los estándares de calidad relevantes y saber cómo satisfacerlos, la garantía de calidad y el control de la misma.
6. Recursos Humanos. Es la parte más importante de esta disciplina y tiene que ver con la delimitación de las funciones a realizar, la contratación de las personas adecuadas al puesto y el desarrollo del grupo de trabajo.
7. Comunicaciones para asegurar la generación oportuna y apropiada, la colección, la difusión, el almacenaje y la última disposición de la información del proyecto.
8. Riesgos. Incluye la maximización y minimización de las probabilidades y las consecuencias de acontecimientos positivos o negativos en el primer y segundo caso, respectivamente.
9. Consecución del objetivo. Incluye la adquisición de mercancías y los servicios, como solicitar presupuestos, ofertas, relaciones y negociaciones con vendedores, etc.
No obstante, una buena gestión de proyectos también tiene una figura clave: el Project Manager (PM) o Director del Proyecto. Muchos de los proyectos fracasan por no disponer de un buen PM. Entre las habilidades que se esperan encontrar en él, figuran la capacidad de liderazgo “de hecho”, es decir, que los integrantes del grupo reconozcan que se le ha otorgado un poder de peso más que suficiente. También nos encontramos con que tiene que tener una buena capacidad para la comunicación, ya que ésta facilita las relaciones con los miembros del proyecto y con los clientes y proveedores. Asimismo, se le exige una rápida resolución de los problemas y ser influyente con la organización para conseguir que los acontecimientos discurran por donde él quiere. Por último, disponer de buen pensamiento sistémico o global que le permita ver las cosas desde una perspectiva amplia y general.
Así pues, una vez bien planificado y dirigido el proyecto, los beneficios que se consiguen son: no hay sorpresas, el proyecto es lo que el cliente ha solicitado, el tiempo real de ejecución se asemeja lo suficiente al tiempo estimado, el costo real del proyecto no se dispara del planificado, y si hay cambios éstos no afectan al buen desarrollo del proyecto.
Con todo esto, si está a punto de iniciar un proyecto con una inversión y beneficios considerables, contemple también la posibilidad de esta disciplina, porque a buen seguro los beneficios del proyecto los obtendrá antes y al mínimo coste posible, que es la finalidad última del Project Management.
Juan Fco Sánchez G.
